e-Arşiv fatura nedir?

Elektronik ortamlarda hazırlanan ve usule uygun şekilde elde edilen e-faturaların dijital kopyasının standartlar dahilinde saklanmasını sağlayan elektronik fatura türüne e-Arşiv fatura denmektedir. Vergi mevzuatına uyum sağlayabilmek için kullanılan bu faturalar, klasik kâğıt faturalarla aynı işleve sahiptir.
İşletmelerce elektronik ortamlarda hazırlanan ve sunulan e-Arşiv fatura, dijital imza ile imzalanmış faturaların güvenli bir arşiv içerisinde dosyalanmasını sağlar. İş süreçlerini hızlandırmak, maliyetleri düşürmek gibi amaçlarla kullanılmakta olan bu sistem sayesinde e-fatura sistemine kayıtlı olmayan tüzel kişiler, kuruluşlar da faturalarını dijitalleştirebilir.
e-Arşiv faturanın e-faturadan farkı sıklıkla merak edilmektedir. E-fatura, vergi sistemine dahil, elektronik fatura mükellefi kişiler tarafından oluşturulmaktadır. e-Arşiv fatura ise elektronik faturadan mükellef olmayan kişilerin faturalarını dijital ortama geçirmesine yardımcı olan bir sistemdir.

e-Arşiv fatura ne işe yarar?
e-Arşiv fatura, temelde tüm e-faturalar ile aynı işleve sahiptir. Kâğıt faturaların dijitale taşınmasını ve daha az maliyetli hâle getirilmesini sağlar. Bu sistem sayesinde gereksiz kâğıt kullanımının önüne geçilerek maliyetlerin azaltılabiliyor olması da önemli bir avantajdır.
Faturanın ibrazı, muhafazası ve raporlanması e-Arşiv fatura sistemleri sayesinde online olarak yürütülebilir. Her ortamdan kolaylıkla gönderilebilir olması, müşteri ve satıcı arasındaki süreçleri hızlandırması bu sistemin önemli avantajları arasında yer almaktadır.
Vergi mevzuatına uyum sağlayan bu sistemler, dijital izleme ve saklama açısından da önem taşır. Hızlı, verimli ve hukuki açıdan geçerli olan dijital fatura sistemi sayesinde işletmeyi daha modern bir yaklaşımla yönetmek ve alım-satım işlemlerindeki faturaları güvenle depolamak mümkündür.

e-Arşiv fatura kullanma avantajları nelerdir?
e-Arşiv, ürün veya hizmet karşılığı kesilen faturanın dijital bir ortamda kopyasının oluşturulması ile ortaya çıkar. Bu sistemin sağlamış olduğu önemli pek çok avantaja rastlanır. e-Arşiv faturasının avantajları şu şekilde sıralanabilir:
● İşletme açısından maliyetleri düşürerek gereksiz kâğıt, mürekkep, kargo kullanımlarını azaltır.
● Çevre dostu bir tutum sergilemeyi mümkün kılar.
● Depolama açısından önemli avantajlar sağlayarak faturaların korunaklı bir şekilde ve düşük bir depolama alanında uzun süreler boyu saklanmasını sağlar.
● İş süreçlerini hızlandırarak verimlilik sağlar. İş gücünü azaltarak faturalandırma süreçlerini daha pratik hâle getirir.
● Muhasebe kolaylığı oluşturur ve belgelerin sistemler içerisine çok daha kolay şekilde entegre edilebilmesini mümkün kılar. Bu noktada sağlamış olduğu arşivleme kolaylığı da sistemin en önemli artılarındandır.
● Vergi mevzuatına da uyum sağlayan sistemle birlikte güvenle dijitalleşme sürecine geçiş yapılabilir. Online çalışma ve yönetimi hızlandıran e-Arşiv ve fatura sistemleri, şirketlerin daha modern ve verimli bir hâl almasına yardımcı olur.
● Zamandan tasarruf etmeyi sağlar. Ev ve ofis dışında erişilebilir olması da işlerin aksamasının önüne geçerek süreçlerin daha kolay bir şekilde yürütülebilmesini sağlar.